Una de las claves para poder organizar nuestro tiempo consiste en HACER las tareas que son tanto importantes como urgentes; PLANIFICAR las que son importantes pero no corren prisa; DELEGAR las que son urgentes pero carecen de importancia y ELIMINAR las demás. Sin embargo, a veces puede resultar difícil distinguir entre las tareas URGENTES y las IMPORTANTES. Por eso, desde Centro Psicología Bilbao queremos facilitaros algunos sencillos recursos para tener clara esta distinción.

Por un lado, las tareas importantes son aquellas que nos acercan a nuestros objetivos: aquellas cuyos resultados nos van a beneficiar. Están relacionadas con nuestras prioridades: cuanto más nos beneficien o nos acerquen a nuestra meta, más importantes serán. Por eso, un primer paso muy importante consiste en definir nuestras metas.

Por otro lado, las tareas urgentes son todas aquellas que tienen fecha límite. El experto en organización Iago Fraga utiliza una fórmula matemática para calcular la urgencia de las tareas: se trata de dividir el tiempo que llevará realizarla entre el tiempo que falta hasta la fecha límite. Una vez aplicada la fórmula, cuanto más cercano a cero sea el resultado, menor será la urgencia.

Si realizamos este cálculo con todas nuestras tareas pendientes, podemos ordenarlas de mayor a menor urgencia para llevarlas a cabo. No debemos olvidar que si aplazamos mucho un cometido –o si este requiere más tiempo del que habíamos calculado- puede aumentar su nivel de urgencia.

Conviene tener en cuenta que muchas veces las urgencias se deben a una mala planificación: a no haber hecho las tareas importantes con suficiente antelación. Para revertir esta situación, si nos acostumbramos sacar tiempo para realizar los quehaceres importantes, lograremos tener menos cometidos urgentes en nuestro día a día.

Finalmente, queremos recordar que para poder interiorizar este sistema tendremos que ser sinceros con nosotros mismos y confiar en nuestro criterio; y, en igualdad de condiciones, llevar a cabo aquello que consideremos más importante.

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